Análisis de datos con IA en colegios de graduados sociales: gestión de colegiados, visados de documentos laborales y servicios profesionales en tiempo real

Un colegio de graduados sociales es la corporación de derecho público que agrupa a los titulados en Relaciones Laborales y Recursos Humanos y en Graduado Social —o titulaciones equivalentes habilitantes— cuya actividad profesional comprende el asesoramiento laboral, de Seguridad Social y de empleo a empresas, trabajadores y autónomos, la elaboración y gestión de nóminas, contratos de trabajo y documentación laboral, la representación ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, ante el SEPE, ante las Mutuas Colaboradoras y ante los Juzgados de lo Social, la redacción de expedientes de regulación de empleo y planes de igualdad, y el asesoramiento en materia de prevención de riesgos laborales.

La gestión de un colegio de graduados sociales genera datos en el registro y la clasificación de los colegiados por modalidad de ejercicio —ejerciente individual, socio de despacho colectivo, graduado social por cuenta ajena, graduado social en el sector público—, en el visado de documentos laborales, en las gestiones de representación ante organismos de la Seguridad Social y el SEPE realizadas a través de los convenios colegiales, en la actividad formativa del colegio y en la recaudación de cuotas colegiales. La IA aplicada al análisis de estos datos permite que la junta de gobierno y la gerencia obtenga respuestas sobre la actividad colegial en tiempo real, en español, sin necesidad de conocimientos técnicos de análisis de datos.

Principales usos del análisis de datos con IA en colegios de graduados sociales

Los colegios de graduados sociales aplican análisis de datos con IA en estas áreas:

• Control del censo colegial y la evolución de altas y bajas por modalidad de ejercicio: calcular cuántos colegiados están dados de alta actualmente en el colegio por modalidad de ejercicio —ejerciente con despacho propio, ejerciente en despacho colectivo, graduado social por cuenta ajena en empresa o asesoría, colegiado no ejerciente— y cuál es la tendencia de crecimiento neto comparada con los dos años anteriores, cuántas altas de nuevos colegiados se han producido en el último trimestre por titulación de acceso —Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos, titulación de Graduado Social— y por tramo de edad, y cuántos colegiados están actualmente al corriente de pago de la cuota colegial
• Gestión del visado de documentos laborales y nóminas: calcular cuántos visados de documentos laborales se han expedido en el último trimestre por tipo de documento —nóminas y liquidaciones, contratos de trabajo, actas de infracciones laborales, hojas de salario con discrepancia, planes de igualdad— y cuál es la tendencia comparada con el mismo período del año anterior, cuántos visados están pendientes de tramitación en este momento y cuál es el tiempo medio de resolución desde la solicitud hasta la entrega del documento visado, y cuántos colegiados han utilizado el servicio de visado en el año en curso como indicador de la actividad en ejercicio habilitado
• Análisis de la actividad ante organismos de la Seguridad Social y el SEPE a través de convenios colegiales: calcular cuántas gestiones se han tramitado a través del convenio de colaboración con la Tesorería General de la Seguridad Social —afiliaciones, altas y bajas de trabajadores, comunicación de datos de cotización— y con el SEPE —prestaciones por desempleo, solicitudes de subsidios— en el último trimestre y cuál es la evolución de la carga de gestión comparada con períodos anteriores, y cuántas incidencias o rechazos han generado las tramitaciones telemáticas y cuál es la tasa de resolución en primera presentación
• Control de la recaudación de cuotas colegiales y el nivel de morosidad: calcular cuál es el importe total recaudado en concepto de cuotas colegiales en el año en curso comparado con el presupuesto aprobado y con la recaudación del año anterior, qué porcentaje del censo colegial tiene cuotas pendientes de pago y cuál es la distribución de la morosidad por antigüedad del impago —hasta tres meses, de tres a seis meses, más de seis meses—, y cuántos expedientes de baja por impago se han iniciado y cuántos han terminado con regularización voluntaria
• Análisis de la formación continua y la actualización en derecho laboral y Seguridad Social: calcular cuántas acciones formativas ha organizado el colegio en el año en curso —cursos de novedades en cotización y bases de cotización, jornadas de reforma laboral, seminarios de negociación colectiva, talleres de aplicativos del Sistema RED y Siltra— y cuántos colegiados han participado al menos en una acción formativa en los últimos doce meses, cuáles son las temáticas con mayor demanda y cuántos colegiados no han participado en ninguna acción formativa en el último año para orientar las iniciativas de fidelización

Por qué el análisis de datos es difícil en colegios de graduados sociales

Los colegios de graduados sociales enfrentan barreras específicas para el análisis ágil de sus datos:

• Datos distribuidos entre el sistema de gestión colegial, la plataforma de visados de documentos laborales, los registros de gestiones telemáticas ante organismos de la Seguridad Social y el SEPE y los sistemas contables del colegio sin integración efectiva, haciendo imposible obtener en un solo entorno la visión de la actividad colegial, el estado del censo, el volumen de visados y la situación económica de la corporación
• Complejidad normativa del ámbito laboral y de Seguridad Social que genera cambios frecuentes en los tipos de documentos a visar, en los trámites habilitados por convenio colegial y en los requisitos de los aplicativos telemáticos de las administraciones, afectando al volumen y la composición de la actividad colegial de manera que dificulta las comparativas históricas directas sin controlar los cambios normativos
• Heterogeneidad del colectivo colegiado con profesionales que van desde graduados sociales individuales con carteras de pequeñas empresas y autónomos hasta despachos colectivos con docenas de profesionales y miles de trabajadores gestionados, que tienen volúmenes de actividad muy distintos pero que los sistemas de información del colegio tratan de manera uniforme por colegiado
• Ausencia de sistemas de medición del impacto de los servicios colegiales en el ejercicio profesional de los colegiados —si el visado de documentos laborales aporta valor percibido por el colegiado, si la formación en aplicativos de la Seguridad Social reduce incidencias en las tramitaciones— que dificulta la justificación del valor de la colegiación ante los profesionales del sector

Cómo WorkFlows apoya la gestión de colegios de graduados sociales con análisis de datos con IA

WorkFlows conecta a los sistemas de datos del colegio de graduados sociales —el sistema de gestión colegial, la plataforma de visados, los registros de gestiones telemáticas ante organismos y la contabilidad— y permite que la junta de gobierno, el decano o la gerencia realice consultas en lenguaje natural, en español, sin escribir SQL ni depender del equipo técnico:

Una gerente de colegio que necesita preparar el informe semestral para la junta de gobierno con los datos de censo, visados tramitados, gestiones ante organismos y recaudación de cuotas tiene que extraer cada bloque de información de un sistema diferente. WorkFlows responde todas esas preguntas en segundos conectando a los sistemas de datos del colegio.

• ¿Cuántos colegiados están dados de alta actualmente por modalidad de ejercicio y cuántos tienen cuotas pendientes con más de tres meses de antigüedad?
• ¿Cuántos visados de documentos laborales se han expedido en el último trimestre por tipo de documento y cuántos están pendientes de tramitación?
• ¿Cuántas gestiones telemáticas ante la Tesorería General de la Seguridad Social se han tramitado en el último mes y cuál es la tasa de resolución en primera presentación?
• ¿Qué porcentaje del censo colegial ha participado en al menos una acción formativa en los últimos doce meses y cuáles son las temáticas con mayor demanda?
• ¿Cuál es el importe total de cuotas recaudadas en el año en curso comparado con el presupuesto aprobado y cuántos colegiados están en situación de morosidad?

Preguntas frecuentes de análisis de datos en colegios de graduados sociales

Estas son las preguntas que la junta de gobierno y la gerencia de colegios de graduados sociales hacen habitualmente con WorkFlows:

• ¿Cuántos colegiados están dados de alta actualmente por modalidad de ejercicio —ejerciente individual, en despacho colectivo, por cuenta ajena— y cuál es la evolución del censo en los últimos tres años?
• ¿Cuántos visados de documentos laborales se han expedido en el último trimestre y cuántos están pendientes de tramitación?
• ¿Cuántas gestiones telemáticas ante organismos de la Seguridad Social se han tramitado en el último mes y cuántas han generado incidencias o rechazos?
• ¿Cuál es el importe total de cuotas recaudadas en el año en curso y qué porcentaje del censo colegial presenta morosidad?
• ¿Cuántos colegiados han participado en acciones formativas en los últimos doce meses y cuáles son las temáticas con mayor inscripción?

Conclusión

La gestión eficiente de un colegio de graduados sociales exige controlar la evolución del censo y la situación de los colegiados por modalidad de ejercicio, gestionar el servicio de visado de documentos laborales con los tiempos de resolución que los profesionales necesitan para atender a sus clientes, supervisar el volumen y la calidad de las gestiones telemáticas ante los organismos de la Seguridad Social y el SEPE, mantener una recaudación de cuotas saneada gestionando activamente la morosidad, e impulsar la formación continua en un ámbito normativo que cambia con frecuencia — con información que hoy está distribuida entre el sistema de gestión colegial, la plataforma de visados y los registros de gestiones ante administraciones.

WorkFlows conecta a los sistemas de datos del colegio y permite que la junta de gobierno y la gerencia obtenga respuestas sobre el censo, los visados, las gestiones ante organismos y la recaudación en tiempo real, en español y sin SQL, para gestionar la corporación con datos en cada decisión.