Análisis de datos con IA en despachos de arquitectura: proyectos, honorarios, ocupación del equipo y rentabilidad en tiempo real

Un despacho de arquitectura gestiona simultáneamente la cartera de proyectos activos en sus diferentes fases —desde el encargo inicial con la elaboración del contrato y la definición del programa de necesidades hasta el anteproyecto que materializa la propuesta conceptual, el proyecto básico necesario para solicitar la licencia de obras, el proyecto de ejecución con la documentación técnica completa necesaria para licitar la obra, y la dirección facultativa durante la ejecución de la obra donde el arquitecto certifica el avance y autoriza los pagos al contratista—, la gestión de los honorarios profesionales que en los contratos de arquitectura suelen pactarse como un porcentaje del presupuesto de ejecución material de la obra y que se facturan por hitos asociados a la entrega de cada fase del proyecto o al logro de determinados hitos administrativos como la obtención de la licencia o el certificado de final de obra, el control de la ocupación del equipo técnico donde cada arquitecto y delineante tiene asignados varios proyectos simultáneos en diferentes fases con cargas de trabajo muy irregulares según el momento del proyecto —el proyecto de ejecución y la dirección de obra son las fases más intensivas en horas—, la gestión de los plazos de visado colegial y de las licencias de obras municipales que determinan el avance administrativo de los proyectos y que con frecuencia generan retrasos imprevistos que desplazan los plazos de facturación comprometidos con el cliente, y el seguimiento de la relación con los promotores y constructores que son los principales clientes del despacho y cuya cartera de proyectos activos determina las oportunidades de encargo futuro. El socio director y el director de gestión necesitan cruzar datos del sistema de gestión de proyectos donde están las fases, los plazos y el estado de avance, del sistema de imputación de horas donde están las dedicaciones reales del equipo, del sistema de facturación donde están los honorarios pactados, los hitos de cobro y los pagos recibidos, y del sistema de seguimiento de plazos administrativos donde están los expedientes de visado y licencias en tramitación. En un modelo de negocio donde los honorarios de un proyecto se distribuyen a lo largo de un proceso que puede durar de 1 a 5 años dependiendo del tipo de obra, la capacidad de prever el calendario de cobros futuros y de detectar los proyectos con riesgo de paralización por problemas de licencia o de impago del cliente es lo que diferencia los despachos que mantienen una tesorería saneada de los que tienen proyectos en cartera con honorarios altos pero cobros inciertos.

Preguntas de gestión que los socios directores de despachos de arquitectura hacen cada semana

Estos son los análisis de datos que los socios directores y directores de gestión de despachos de arquitectura necesitan hacer de forma recurrente:

• Seguimiento del avance de los proyectos y la detección de proyectos con riesgo de paralización: calcular cuántos proyectos en fase de proyecto básico llevan más de 8 semanas sin avance registrado en el sistema desde la última entrega parcial al cliente —señal de proyecto paralizado por cambio de programa, problemas de financiación del promotor o decisión de espera del cliente—, cuántos proyectos tienen pendiente la presentación al visado colegial con una fecha comprometida con el cliente en los próximos 15 días y cuántos de ellos tienen la documentación completa preparada, cuántos proyectos en fase de dirección de obra llevan más de 3 semanas sin ninguna visita de obra registrada por el arquitecto director cuando el contrato establece una frecuencia semanal o quincenal, y cuántos expedientes de licencia de obras en tramitación llevan más de 6 meses desde la presentación sin resolución administrativa y en qué fase del expediente se encuentran actualmente
• Control de los honorarios, los hitos de facturación y el calendario de cobros previsto: calcular cuántos proyectos activos tienen un hito de facturación comprometido con el cliente en el próximo trimestre y cuál es el importe total de honorarios que se podría facturar si todos los hitos previstos se cumplen en plazo —para la previsión de tesorería—, cuántos hitos de facturación de proyectos activos dependen de un hito administrativo previo —obtención de licencia, aprobación de visado, certificado de final de obra— que todavía no se ha producido y cuánto tiempo lleva esperando ese hito sin resolución, cuántas facturas de honorarios llevan más de 45 días desde la fecha de vencimiento sin haber sido cobradas y cuáles son los promotores o clientes con mayor importe pendiente de cobro, y cuántos proyectos tienen honorarios pendientes de facturar por fases ya completadas que por algún motivo no han sido facturadas todavía
• Gestión de la ocupación del equipo y la distribución de la carga de trabajo entre arquitectos: calcular cuántos arquitectos del equipo tienen en las próximas 4 semanas una carga de trabajo comprometida superior al 130% de su capacidad disponible cuando se suman las horas de todos los proyectos en los que están asignados como responsables —riesgo de calidad y de retrasos en las entregas—, cuántos proyectos activos en fase de proyecto de ejecución —la más intensiva en horas— tienen asignado como responsable a un arquitecto con menos de 2 años de experiencia en esta fase sin supervisión de un senior, cuántas horas del equipo técnico se han dedicado en los últimos 3 meses a tareas de gestión y coordinación no directamente facturables al cliente y qué porcentaje representan sobre las horas totales del equipo, y cuántos proyectos han requerido en los últimos 6 meses un número de horas reales del equipo superior al presupuesto de horas de la propuesta de honorarios en más de un 30%
• Análisis de la cartera de clientes y el pipeline de nuevos encargos: calcular cuántos promotores o constructores activos no tienen actualmente ningún proyecto en fase activa en el despacho pero han tenido proyectos en los últimos 3 años —clientes en pausa que podrían tener nuevos proyectos en cartera que el despacho no conoce—, cuántos proyectos de la cartera actual están en su última fase activa —dirección de obra o certificado de final de obra— y cuándo se prevé que concluyan para estimar el impacto en la carga de trabajo del equipo en los próximos 6 meses, cuántas consultas o solicitudes de presupuesto de nuevos encargos recibidas en los últimos 6 meses no han convertido a contrato y cuáles han sido los motivos registrados —precio de honorarios, plazo de inicio, tipología de proyecto fuera de la especialidad del despacho—, y cuántos proyectos concurso en los que ha participado el despacho en los últimos 12 meses han resultado en adjudicación

Por qué el análisis de datos es difícil en despachos de arquitectura

Los socios directores y directores de gestión de despachos de arquitectura enfrentan barreras específicas para el análisis ágil de sus datos:

• Fragmentación de los datos entre el sistema de gestión de proyectos donde están las fases, los plazos y los documentos entregados, el sistema de imputación de horas donde los arquitectos y delineantes registran su dedicación a cada proyecto —que solo es fiable si los profesionales tienen disciplina de imputación diaria—, el sistema de facturación donde están los honorarios pactados, los hitos de cobro y los pagos recibidos, y los expedientes de tramitación administrativa —visados colegiales, licencias municipales— que suelen gestionarse con herramientas básicas como hojas de cálculo o carpetas de correo electrónico, cuando para calcular la rentabilidad real de un proyecto hay que cruzar los honorarios cobrados hasta la fecha con las horas reales del equipo multiplicadas por el coste salarial de cada profesional
• Irregularidad y complejidad del ciclo de facturación en arquitectura, donde los honorarios de un proyecto se distribuyen a lo largo de múltiples años y múltiples hitos —el 15% al encargo, el 20% al anteproyecto, el 25% al proyecto básico, el 20% al proyecto de ejecución, el 20% durante la dirección de obra según certificaciones—, donde cada hito depende de que se produzca un evento específico —entrega aprobada por el cliente, obtención de licencia, primera certificación de obra— que puede retrasarse por factores externos al despacho, y donde la proyección de cobros futuros requiere estimar la probabilidad de que cada hito se produzca en los plazos previstos considerando el estado actual de la tramitación administrativa y la situación del promotor
• Dependencia de procesos administrativos externos con alta variabilidad de plazos, donde la obtención de una licencia de obras en un municipio de tamaño medio puede tardar entre 3 y 18 meses dependiendo de la carga de trabajo del ayuntamiento, la complejidad del proyecto y los requerimientos de documentación adicional solicitados por los técnicos municipales, y donde esta variabilidad hace que el calendario de cobros proyectado en el momento del encargo sea frecuentemente incorrecto a los 6 o 12 meses de iniciado el proyecto, requiriendo una revisión continua de las previsiones de tesorería que es difícil de hacer sin un sistema que cruce el estado actual de la tramitación con el calendario de hitos de cobro
• Gestión de la propiedad intelectual y la autoría del proyecto, donde los planos y documentos del proyecto son obra intelectual protegida cuya propiedad y derechos de uso deben estar claramente definidos en el contrato, y donde los conflictos por el uso no autorizado de la documentación técnica del proyecto —cuando el promotor cambia de arquitecto director sin haber liquidado los honorarios pendientes y pretende reutilizar la documentación ya entregada— son una fuente frecuente de conflictos jurídicos y económicos que requieren una documentación rigurosa del estado de pago de los honorarios en cada momento del proyecto

Cómo WorkFlows apoya la gestión de despachos de arquitectura con análisis de datos con IA

WorkFlows conecta a los sistemas de datos del despacho y permite que el socio director y el director de gestión obtengan respuestas en tiempo real en el lenguaje de la arquitectura:

En un despacho de arquitectura, el mayor riesgo financiero es el proyecto con 120.000 euros de honorarios pactados cuyo hito de cobro del proyecto de ejecución depende de la obtención de la licencia de obras que lleva 11 meses en tramitación en el ayuntamiento sin resolución, mientras el equipo ha dedicado ya el 80% de las horas presupuestadas para esa fase. El socio director que sabe en tiempo real cuántos proyectos tienen hitos de cobro bloqueados por tramitación administrativa pendiente puede negociar con el promotor pagos parciales por el trabajo ya realizado antes de que el problema de liquidez se haga insostenible.

• Preguntas en español con la terminología específica de las fases de proyecto y la gestión de honorarios: el socio director puede preguntar cuántos proyectos en fase de proyecto básico llevan más de 8 semanas sin avance registrado, cuántos expedientes de licencia llevan más de 6 meses sin resolución, cuántos proyectos tienen un hito de facturación en el próximo trimestre y cuál es el importe total previsto, y cuántos arquitectos tienen una carga de trabajo comprometida superior al 130% en las próximas 4 semanas — sin SQL
• Control de la facturación de honorarios y el cobro en tiempo real: el director de gestión puede preguntar cuántas facturas de honorarios llevan más de 45 días desde el vencimiento sin cobrar y cuáles son los promotores con mayor importe pendiente, cuántos hitos de facturación dependen de un hito administrativo previo —licencia, visado— que lleva más de 3 meses sin producirse, cuántos proyectos tienen honorarios pendientes de facturar por fases ya completadas, y cuál es el importe total de honorarios proyectados para los próximos 6 meses si todos los hitos se cumplen en los plazos previstos — para la planificación de tesorería
• Análisis de la ocupación del equipo y el pipeline de nuevos encargos en tiempo real: el jefe de proyectos puede preguntar cuántos proyectos activos en fase de proyecto de ejecución tienen asignado como responsable a un arquitecto junior sin supervisión senior, cuántas horas no facturables sobre el total del equipo en los últimos 3 meses, cuántos promotores activos no tienen proyectos en fase activa pero han tenido proyectos en los últimos 3 años, y cuántos proyectos de la cartera actual están en su última fase y cuándo se prevé que concluyan — para anticipar el impacto en la carga de trabajo del equipo

Preguntas frecuentes de análisis de datos en despachos de arquitectura

Estas son las preguntas que los socios directores de despachos de arquitectura hacen habitualmente con WorkFlows:

• ¿Cuántos proyectos en fase de proyecto básico llevan más de 8 semanas sin avance registrado?
• ¿Cuántos expedientes de licencia de obras en tramitación llevan más de 6 meses desde la presentación sin resolución?
• ¿Cuántas facturas de honorarios llevan más de 45 días desde el vencimiento sin haber sido cobradas?
• ¿Cuántos arquitectos tienen una carga de trabajo comprometida superior al 130% en las próximas 4 semanas?
• ¿Cuántos proyectos tienen un hito de facturación en el próximo trimestre y cuál es el importe total previsto?

Conclusión

La gestión eficiente de un despacho de arquitectura exige controlar en tiempo real el avance de los proyectos para detectar los que están paralizados antes de que el retraso impacte en el calendario de cobros, prever el flujo de honorarios futuros considerando el estado de la tramitación administrativa que condiciona cada hito de facturación, gestionar la ocupación del equipo técnico para que las entregas de proyecto de ejecución y las visitas de dirección de obra se realicen con la calidad y los plazos comprometidos con el promotor, y controlar el cobro de los honorarios para evitar que proyectos con trabajo ya realizado tengan honorarios impagados durante meses.

WorkFlows conecta a los sistemas de datos del despacho de arquitectura y permite que el socio director, el director de gestión y los jefes de proyecto obtengan respuestas sobre avance de proyectos, hitos de cobro, ocupación del equipo y facturación en tiempo real, en español y sin SQL, para gestionar con datos en la mano cada semana del año.