Análisis de datos con IA en despachos de notaría: gestión de escrituras y protocolos, seguimiento de expedientes, productividad de la notaría y facturación en tiempo real

Un despacho de notaría gestiona simultáneamente el protocolo notarial que es el registro oficial de todos los documentos autorizados por el notario —escrituras públicas de compraventa, hipotecas, constitución y modificación de sociedades, herencias, donaciones, poderes notariales, testamentos, capitulaciones matrimoniales, arrendamientos, actas de diversa naturaleza— que tiene que estar numerado correlativamente, conservado con las garantías de seguridad jurídica que exige la ley notarial y disponible para la expedición de copias y testimonios a las partes interesadas y a las administraciones públicas que los soliciten, el seguimiento de los expedientes en proceso donde muchas de las escrituras autorizadas por el notario tienen una tramitación posterior que se extiende más allá del día del otorgamiento —la presentación al Registro de la Propiedad de las escrituras de compraventa e hipoteca, la liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales o del impuesto sobre actos jurídicos documentados, la inscripción en el Registro Mercantil de las escrituras societarias, la comunicación a la Seguridad Social o la AEAT de determinados actos notariales— y donde el control del estado de cada expediente en sus distintas fases de tramitación post-otorgamiento es una responsabilidad administrativa del despacho que afecta directamente a los derechos de los clientes y que puede generar responsabilidades legales si los plazos no se cumplen, la gestión de la agenda y la coordinación de las citas donde el notario tiene que coordinar la presencia simultánea de todas las partes intervinientes en cada escritura —comprador y vendedor en una compraventa, apoderado y poderdante en un poder notarial, cónyuge en determinadas escrituras que requieren el consentimiento del régimen económico matrimonial, representantes legales en las escrituras societarias— con sus abogados o gestores habituales, con los representantes de las entidades financieras en las hipotecas, y con los documentos necesarios para el otorgamiento —DNI y NIF de todos los intervinientes, nota simple del Registro actualizada, certificados de cancelación de cargas, planos y declaraciones de obra nueva, apoderamientos que habilitan a los representantes—, y la gestión económica donde los honorarios notariales se calculan mediante el arancel notarial aprobado por Real Decreto que establece los criterios de cálculo para cada tipo de documento en función del valor del acto y de la extensión del documento, y donde la facturación a las partes involucra habitualmente la provisión de fondos previa al otorgamiento y la liquidación final.

Preguntas de gestión que los notarios y directores de gestión hacen cada semana

Estos son los análisis de datos que los notarios y directores de gestión de despachos de notaría necesitan hacer de forma recurrente:

• Seguimiento de los expedientes en tramitación post-otorgamiento y los plazos de presentación: calcular cuántas escrituras de compraventa e hipoteca otorgadas en los últimos 30 días no tienen registrada la presentación telemática en el Registro de la Propiedad o la entrega de la documentación al gestor responsable de la presentación dentro del plazo habitual de 5 días hábiles desde el otorgamiento, cuántos expedientes de liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales o de Actos Jurídicos Documentados tienen la fecha límite de autoliquidación en los próximos 15 días sin que se haya registrado el envío al gestor o la autoliquidación de la escritura correspondiente, cuántas escrituras de constitución o modificación de sociedades otorgadas en los últimos 45 días no tienen registrada la inscripción en el Registro Mercantil o la notificación al gestor de que el expediente está pendiente de inscripción, y cuántas escrituras de herencia otorgadas en los últimos 60 días tienen la liquidación del impuesto de sucesiones pendiente según el seguimiento del expediente
• Control del protocolo y las copias: calcular cuántas copias autorizadas o simples de escrituras del último trimestre han sido expedidas al Registro de la Propiedad, a la AEAT, a entidades financieras o a otras administraciones, y cuántas copias solicitadas tienen más de 5 días hábiles de tramitación sin haber sido expedidas todavía —las que pueden estar causando demoras en trámites que dependen de la documentación notarial—, cuántos testimonios de documentos privados o de documentos aportados al protocolo han sido solicitados en los últimos 30 días y cuántos han sido expedidos dentro del plazo habitual de la notaría, cuántos poderes notariales autorizados en los últimos 12 meses tienen fecha de vencimiento en los próximos 60 días según el plazo de vigencia indicado en la propia escritura —los que el otorgante o los representados deben saber que están próximos a vencer para renovarlos si siguen siendo necesarios—, y cuántas actas de declaración de herederos abintestato o actas de notoriedad en proceso de tramitación llevan más de los días habituales de resolución sin completar la documentación o sin los edictos publicados
• Gestión de la agenda, la productividad y el volumen de otorgamientos: calcular cuántos otorgamientos por tipo de escritura —compraventas, hipotecas, poderes, testamentos, escrituras societarias, herencias— se han realizado en el mes actual comparado con el mismo mes del año anterior para evaluar la evolución del volumen de negocio de la notaría por tipo de acto, cuántos otorgamientos de los próximos 10 días tienen pendiente la confirmación de la documentación previa completa —los que presentan mayor riesgo de aplazamiento de última hora por documentación incompleta que es la causa más frecuente de retrasos en los otorgamientos—, cuántas citas de los últimos 30 días han sido aplazadas y cuántas han sido finalmente otorgadas en la nueva fecha, para evaluar la tasa de otorgamiento efectivo y los motivos más frecuentes de aplazamiento, y cuánto tiempo medio transcurre entre la solicitud de cita para un otorgamiento y la fecha efectiva de otorgamiento por tipo de escritura para evaluar los plazos de atención y la capacidad de la agenda
• Facturación, provisiones de fondos y gestión económica del despacho: calcular cuántas escrituras otorgadas en los últimos 30 días tienen la factura emitida y cuántas están pendientes de facturación, cuántas provisiones de fondos recibidas previas al otorgamiento corresponden a escrituras ya otorgadas y tienen la liquidación final pendiente de realización y de devolución del exceso o cobro del defecto al cliente, cuánto importe de facturas emitidas en los últimos 60 días está pendiente de cobro y cuántas de ellas corresponden a gestores o entidades financieras con los que el despacho tiene relación habitual y que pueden tener facturas pendientes de más de 30 días, y cuánto importe de honorarios se ha facturado por tipo de escritura en el último trimestre comparado con el mismo período del año anterior para evaluar la evolución de los ingresos por línea de actividad

Por qué el análisis de datos es difícil en despachos de notaría

Los notarios y directores de gestión de despachos de notaría enfrentan barreras específicas para el análisis ágil de sus datos:

• Fragmentación entre sistemas notariales especializados y gestión administrativa donde el software notarial —Signo, Uninotario, ADOS, Notarware— gestiona el protocolo, la redacción de documentos y el archivo notarial con las garantías de seguridad jurídica que exige la normativa, pero las funciones de seguimiento de expedientes, control de plazos, gestión de citas y facturación están frecuentemente en sistemas distintos o en procesos manuales —hojas de cálculo, registros en papel— que no se integran automáticamente con el sistema notarial
• Complejidad de los plazos jurídicos y tributarios donde el seguimiento del cumplimiento de los plazos de presentación al Registro, de liquidación de impuestos o de inscripción en registros especiales requiere conocer no sólo los plazos generales sino las excepciones y especialidades de cada tipo de acto notarial en cada comunidad autónoma, y donde los plazos tributarios —los impuestos de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados son tributos autonómicos con plazos y procedimientos distintos en cada comunidad— tienen que ser conocidos y controlados por el despacho que habitualmente gestiona estos trámites en nombre de sus clientes
• Volumen de documentación y gestión de copias donde un despacho de notaría con un volumen medio de actividad puede autorizar entre 3 y 8 escrituras diarias, generando un volumen de documentación muy elevado entre el protocolo original, las copias autorizadas y simples, los documentos complementarios incorporados y las comunicaciones con registros y administraciones, que hace que el control manual del estado de cada expediente sea inviable sin un sistema de seguimiento bien estructurado
• Coordinación con entidades externas donde el seguimiento de muchos expedientes depende del estado de tramitación en entidades externas al despacho —Registro de la Propiedad, Registro Mercantil, Oficinas Liquidadoras de tributos, Notarial Corp— cuyo tiempo de respuesta es variable y no siempre está disponible en tiempo real en los sistemas del despacho, haciendo que el seguimiento del estado real de los expedientes requiera consultas periódicas a sistemas externos o comunicaciones con los gestores intermediarios

Cómo WorkFlows apoya la gestión de despachos de notaría con análisis de datos con IA

WorkFlows conecta a los sistemas de datos del despacho y permite que el notario y el director de gestión obtengan respuestas en tiempo real con la terminología jurídica y administrativa de la notaría:

Un despacho de notaría con 150 escrituras mensuales donde el 8% de las escrituras de compraventa e hipoteca —aproximadamente 12 escrituras— no tienen registrada la presentación al Registro de la Propiedad dentro de los 5 días hábiles está exponiendo a esos clientes a riesgos jurídicos derivados de la demora en la inscripción. El director de gestión que sabe cada semana exactamente qué expedientes tienen la presentación pendiente puede activar el seguimiento con el gestor antes de que la demora genere un problema para el cliente o una responsabilidad para la notaría.

• Preguntas en español con la terminología específica del protocolo notarial, la tramitación post-otorgamiento y la gestión de expedientes: el director de gestión puede preguntar cuántas escrituras de compraventa e hipoteca del último mes no tienen registrada la presentación al Registro dentro de los 5 días hábiles, cuántos expedientes tienen liquidación de ITP o AJD con plazo próximo a vencer sin gestor asignado, cuántos poderes otorgados en el último año tienen fecha de vencimiento en los próximos 60 días, y cuántas citas de los próximos 10 días tienen documentación previa pendiente de confirmar — sin SQL
• Control de los plazos de tramitación y el estado de los expedientes en tiempo real: el notario puede preguntar cuántas herencias otorgadas en los últimos 60 días tienen liquidación de sucesiones pendiente, cuántas escrituras societarias de los últimos 45 días no tienen inscripción en el Registro Mercantil registrada, cuántas copias solicitadas llevan más de 5 días hábiles sin ser expedidas, y cuántos otorgamientos del mes actual han sido aplazados y cuántos se han reconvertido en otorgamientos efectivos — para gestionar la tramitación del despacho con visibilidad de los plazos críticos
• Seguimiento de la facturación, las provisiones y la gestión económica en tiempo real: el director de gestión puede preguntar cuántas escrituras otorgadas en el último mes tienen factura pendiente de emitir, cuánto importe de provisiones de fondos corresponde a escrituras ya otorgadas con liquidación final pendiente, cuántas facturas de gestores o entidades financieras llevan más de 30 días pendientes de cobro, y cuánto importe se ha facturado por tipo de escritura en el último trimestre comparado con el año anterior — para gestionar la tesorería del despacho con datos precisos

Preguntas frecuentes de análisis de datos en despachos de notaría

Estas son las preguntas que los notarios y directores de gestión hacen habitualmente con WorkFlows:

• ¿Cuántas escrituras de compraventa e hipoteca otorgadas en los últimos 30 días no tienen registrada la presentación al Registro de la Propiedad dentro del plazo de 5 días hábiles?
• ¿Cuántos expedientes tienen la liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales o Actos Jurídicos Documentados con plazo próximo a vencer sin que se haya iniciado la tramitación?
• ¿Cuántos poderes notariales autorizados en los últimos 12 meses tienen fecha de vencimiento en los próximos 60 días?
• ¿Cuántas citas de los próximos 10 días tienen pendiente la confirmación de la documentación previa completa?
• ¿Cuánto importe de facturas emitidas en los últimos 60 días está pendiente de cobro por gestores o entidades financieras con más de 30 días de antigüedad?

Conclusión

La gestión eficiente de un despacho de notaría exige controlar en tiempo real el estado de tramitación de todos los expedientes post-otorgamiento para garantizar que los plazos de presentación al Registro, de liquidación de impuestos y de inscripción en registros se cumplen en beneficio de los clientes y en cumplimiento de las obligaciones legales del despacho, la agenda y la documentación previa para minimizar los aplazamientos de última hora que son la causa más frecuente de ineficiencias operativas, el volumen y la composición de los otorgamientos para evaluar la evolución del negocio por tipo de escritura, y la facturación y las provisiones para asegurar que cada otorgamiento se traduce en ingresos cobrados en los plazos adecuados.

WorkFlows conecta a los sistemas de datos del despacho de notaría y permite que el notario, el director de gestión y los oficiales del despacho obtengan respuestas sobre tramitación de expedientes, plazos jurídicos, gestión de la agenda y facturación en tiempo real, en español y sin SQL, para gestionar con datos la complejidad de una notaría donde el volumen de documentos en tramitación simultánea y la rigidez de los plazos jurídicos hacen que la visibilidad continua del estado de cada expediente sea el factor que más diferencia los despachos que no tienen incidencias de los que las descubren cuando ya se han convertido en problemas para los clientes.